Dokumenten-Management - etwas für Konzerne ...

Das "Managen" von Dokumenten ist weit mehr als das elektronische Aufbewahren von Papiergut. Wie der Begriff schon sagt, geht es um eine möglichst effiziente Art, wie geschäftsrelevantes Schriftgut verwaltet, weitergeleitet, ergänzt, abgerufen und schliesslich archiviert werden kann.

Eine in die Geschäftsapplikation(en) integrierte DMS-Anwendung bietet ungeahnte Möglichkeiten bezüglich Dokumenten-Verfügbarkeit und Recherche.
Ungeachtet der Betriebsgrösse lohnt sich eine Analyse, denn eine verlässliche Organisation der vielfältigen Dokumente zahlt sich immer aus.


HESS Informatik ist Ihnen behilflich, das richtige Dokument-Management-System für Ihren Betrieb zu evaluieren und Sie durch die Aufbau- und Einführungsphasen zu begleiten.

 

Auswertung der Zeitersparnis beim Ablegen eines Dokumentes

Manuelles Ablegen

sec.

Scannen

sec.

Brief öffnen, lesen

 

Brief öffnen, lesen

 

Lochen, aufstehen, gehen

20

Scanprogramm starten

10

Ordner suchen

10

Dokument einlegen, scannen

10

Ablageort suchen, einordnen

20

Dokumentart wählen, Begriffe eingeben

20

Ordner verstauen, zurück

10

Dokument speichern

5

Total

60

Total (-15 sec. pro Dokument)

45

Auswertung der Zeitersparnis beim Suchen eines Dokumentes

Herkömmliche Ablage

sec.

DMS

sec.

Anruf entgegennehmen

 

Anruf entgegennehmen

 

Unterbruch, aufstehen, gehen

20

Suchprogramm starten, weitersprechen

10

Ordner suchen

10

-

0

Ablageort suchen, durchblättern

20

Dokumentart wählen, Begriff eingeben

10

Zurück zum Arbeitsplatz

10

Dokument auswählen, öffnen

10

Ordner zurückbringen

20

-

0

Total

80

Total (-50 sec. pro Dokument)

30